Bạn cần ứng dụng kết nối,... như Uber, Grab? Hệ thống điều tài? Phần mềm quản lý đội xe? Phần mềm logistics?

DVMS đã có kinh nghiệm thực tế triển khai các giải pháp giao thông, vận tải thông minh... Liên hệ tư vấn >>

hr

Quy trình quản lý và sử dụng ô tô trong doanh nghiệp mới nhất

Việc quản lý và sử dụng xe ô tô trong trong đơn vị, doanh nghiệp được tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định nhằm duy trì hoạt động đi lại trong công ty, doanh nghiệp để duy tri hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:

Quy trình quản lý và sử dụng ô tô mới nhất

- Việc quản lý và sử dụng xe ô tô trong mỗi đơn vị, doanh nghiệp do phòng hành chính nhân sự trực tiếp quản lý, phòng hành chính nhân sự cũng là đơn vị trực tiếp quản lý và điều hành  tổ xe của công ty.
- Việc quản lý kinh phí xăng xe và các kinh phí khác đẻ duy trì hoạt động của xe ôtô, theo dõi các khoản kinh phí có liên quan đến hoạt động của xe ô tô nhằm báo cáo cho người đứng đầu đơn vị, doanh nghiệp sẽ được phòng Tài chính- kế toán đảm nhận.
- Xe ô tô trong cơ quan, đơn vị chỉ được phục vụ cho nhu cầu công tác và hoạt động của mỗi đơn vị, doanh nghiệp, nghiêm cấm những hành vi sử dụng ô tô công vào mục đích riêng , trừ trường hợp xe được sử dụng cho ban giám đốc, nhưng những người này  phải chịu toàn bộ phi phí xăng xe và phụ cấp cho nhân viên lái xe. Ðối tượng được sử dụng xe ô tô công ty là các đối tượng được cấp xe riêng, đối với các đối tượng không được sử dụng nhưng có nhu cầu thì phải làm giấy đề nghị sử dụng và phải được duyệt theo quy trình dưới đây:


1. Giấy đề nghị sử dụng xe

- Người có nhu cầu sử dụng xe của công ty phải làm giấy đề nghị điều xe theo phiếu đề nghị chung của công ty, sau đó chuyển cho quản lý duyệt.
- Thời gian đăng ký sử dụng xe: Nếu chỉ sử dụng xe cho mục đích đi về trong ngày thì đăng ký trước 1 ngày. Nếu đi về từ 2 ngày trở lên phải đăng ký trước 2 ngày.
- Việc đề nghị sử dụng xe được thực hiện dựa theo biểu mẫu Giấy đề nghị sử dụng xe như sau:

 

           LOGO CÔNG TY

                                                       TÊN CÔNG TY

                    

GIẤY ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG XE

Người đề nghị:.........................................................Bộ phận:..........................................................................

Loại xe đề nghị:.......................................................Thời gian cần:..........................Thời gian xong:.............

Lý do:..............................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

               Người đề nghị

         Duyệt

 

Tải file mẫu giấy đề nghị sử dụng xe tại đây >>

 

2. Quy trình điều xe

Sau khi nhận được Giấy đề nghị sử dụng xe từ các bộ phận để xuất, trưởng phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm kiểm tra và điều xe nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng xe như đề xuất của các bộ phận.

Đối với trường hợp xe của công ty còn, người phụ trách sẽ trình Phiếu điều động điều xe trình trưởng phòng hành chính nhân sự duyệt và chuyển cho tổ xe thực hiện theo Phiếu điều động xe sau đây:

                    

           LOGO CÔNG TY

                                                       TÊN CÔNG TY

 

PHIẾU ĐIỀU XE

Loại xe:

 

Biển số:

 

Lái xe:

     

Tên khách hàng:

 

Địa chỉ:

 

Đại diện:

 

Điện thoại:

 

Khởi hành tại:

 

Điểm đến:

 

Tổng số km:.....................................................................................................................................................

Phí cầu đường:

 

Các yêu cầu khác:

 

Yêu cầu: Nhân viên lái xe phải vệ sinh sạch sẽ xe và kiểm tra kỹ thuật xe trước giờ khởi hành./.

Chuyển:

-         1 liên cho lái xe

-         1 liên quản lý xe giữ

Nhân viên văn thư

Duyệt

Tải mẫu Phiếu điều động xe tại đây >>

Trưởng phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm trực tiếp điều động lái xe đi công tác hàng ngày và phục vụ nhu cầu đột xuất của các đơn vị . Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm nhắc nhở đội xe về trách nhiệm của một người lái xe:
  • Chấp hành lệnh điều động, phân công của lãnh đạo Ðội xe và chịu sự điều động trực tiếp của Trưởng đoàn khi đi công tác. 
  • Chuẩn bị và kiểm tra kỹ thuật xe chu đáo trước mỗi chuyến đi công tác, thường xuyên giữ gìn xe tốt, sạch sẽ. 
  • Chấp hành đúng luật giao thông, nội quy, quy chế của Cơ quan để bảo đảm tuyệt đối an toàn về người và xe. 
  • Ðảm bảo đúng giờ và địa điểm đón, trả CNV theo yêu cầu của phiếu đăng ký xe và Trưởng đoàn công tác.
  • Có thái độ hoà nhã, vui vẻ, giao tiếp lịch thiệp, đúng mực đối với cán bộ, công chức đoàn công tác và cán bộ địa phương nơi đến công tác. 
  • Có ý thức tiết kiệm xăng dầu, xăm lốp, bình điện. Mỗi chuyến công tác, từ khi xuất phát đến khi kết thúc, phải lấy chữ ký xác nhận của Trưởng đoàn công tác về số km thực tế cho đợt công tác đó.

 

 3. Bảng kê chi phí ô tô

- Việc quản lý xe ôtô chủ yếu là việc quản lý định mức xăng dầu và các chi phí liên quan đến hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa xe ôtô. Mỗi loại xe đều có định mức tiêu hao xăng dầu riêng. Tuy nhiên để đảm bảo tính khách quan trong việc thanh toán chi phí xăng dầu thì đơn vị sử dụng xe phải xây dựng định mức tiêu hao xăng dầu cho từng loại xe mà mình có.
- Phòng Tài chính- Kế toán chiụ trách nhiệm hạch toán chi phí việc tiêu thụ xăng dầu, xăm lốp, bình điện v.v.. theo định mức đối với từng đầu xe tương ứng với số km xe chạy. Kẹp chì đồng hồ công tơ mét cho tất cả các xe đang quản lý (trừ xe mới mua theo quy định của nhà sản xuất) để đảm bảo mức tiêu thụ xăng chính xác với số km chạy thực tế.Kiểm tra, cập nhật sổ theo dõi xe của từng lái xe và xác nhận hằng tháng làm cơ sở cho phòng Tài chính Kế toán thanh toán xăng dầu cho mỗi xe trong 1 tháng.
- Để xây dựng định mức xăng dầu thì ngoài căn cứ mức tiêu hao xăng dầu theo thông số kỹ thuật, bộ phận kế toán sẽ kết hợp cùng với bên bộ phận hành chính ( hoặc bộ phận quản lý xe ôtô ) lái xe sẽ tiến hành đi thực tế theo lịch trình các bên tự xây dựng căn cứ vào nhu cầu công việc thực tế, nhằm đưa ra được một định mức thật sát với thực tế theo Mẫu như sau:

         LOGO CÔNG TY

                                                                                           TÊN CÔNG TY

 

Bảng kê thanh toán chi phí xe ô-tô

Loại xe: ………………..… Biển số ……………… Tháng …… năm 20 .…

Ngày/tháng

Năm

Lộ trình/tuyến đường

Km phát sinh

Nội dung/tên

người sử dụng

Người quản lý

sử dụng xe

ký xác nhận

Ghi chú

1

         

2

         

3

         

...

         

Cộng

       

Số Km đầu kỳ:............................................................Định mức:       + Nhiên liệu: ………………. lít/Km 

Số Km cuối kỳ:............................................................                       + Thay nhớt: ………………. lít/Km 

Số Km được tính:........................................................                       + Bảo dưỡng khác: ………………………….....

Số lượng nhiên liệu được thanh toán: ………………………………………………………………………………….

                                                                                               .

Lái xe

 

Trưởng ban, phòng

 

Kế toán trưởng

 

Giám đốc

 

Tải mẫu bảng kê tại đây >>

 

4. Kế hoạch bảo trì

- Lập kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì đối với từng xe, có kế hoạch phân công xe hợp lý để hàng năm các xe đều được kiểm tra định kỳ, sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho mỗi xe; dự trù kinh phí hàng năm, từng quí gửi cho Phòng Tài chính-Kế toán.

- Để phục vụ công tác đột xuất, mỗi xe được phép tồn dư 20 lít xăng, nếu mức xăng tồn dư quá 25 lít, khi cấp phát tạm ứng xăng cho các đợt công tác tiếp theo, kế toán sẽ trừ số xăng tồn dư quá quy định trên.
- Khi sử dụng xe vào ngày nghỉ, phải báo cho Bảo vệ cơ quan bằng văn bản để theo dõi, kiểm tra. Bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ghi chép vào sổ tất cả các xe ô tô ra khỏi cơ quan trong các ngày nghỉ, ngày lễ và báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính nhân sự.

                   LOGO CÔNG TY

                                                                                   TÊN CÔNG TY

KẾ HOẠCH BẢO TRÌ XE

STT

Tên phụ tùng thiết bị

Tháng

Ghi chú

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 1

                           

 2

                           

 3

                           

 4

                           

 5

                           

 …

                           

 

Tải mẫu kế hoạch bảo trì xe tại đây >>


Xin cung cấp tới quý độc giả bộ tài liệu về Quản lý và sử dụng xe Ô tô trong đơn vị, doanh nghiệp, hi vọng sẽ giúp ích cho độc giả trong việc tham khaỏ và sử dụng quy trình Quản lý và sử dụng xe ô tô!

(st)

 

Có thể bạn quan tâm:

Công nghệ smartphone vào quản lý và điều hành vận tải

Điều hành hãng xe công nghệ, ứng dụng đặt xe trên smartphone ...

Nhắc thay nhớt xe, bảo dưỡng xe bằng điện thoại

Điều hành đội phương tiện giao thông là giải quyết bài toán tối ưu ...

Lời giải cho xe trống chiều về – vấn đề nan giải của ngành vận tải Việt Nam

Mọi nhu cầu về tư vấn các giải pháp quản lý và tối ưu vận tải, quản lý đội xe, điêu xe, điều tài... quý vị liên hệ với DVMS ( This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.   | 02836028937 ) để có được lời giải tối ưu nhất cho quý doanh nghiệp.

DVMS Co.,Ltd

Follow Us